Тринити табакко -
внедрение ERP для дистрибьютора табачной продукции
О проекте
Клиент
Trinity Tobacco — дистрибьютор табачной и альтернативной никотиносодержащей продукции.
Задача
внедрить единую ERP-систему для работы офиса и выездных сотрудников.
Решение
ERP TERPO на базе Odoo CE 18.
Внедренные контуры
Проекты, CRM, Календарь, Продажи и другие необходимые модули ERP.
Специализированная доработка
мобильное приложение для супервайзеров на торговых точках.
Интеграция
автоматическая передача заказов из ERP в 1С:Бухгалтерия.
Результат
единая система для офисных и выездных сотрудников дистрибьютора.
Trinity Tobacco внедрили ERP TERPO на базе Odoo CE 18 для управления основными рабочими процессами компании. В систему вошли проекты, CRM, календарь, продажи и другие ERP-контуры. Для выездных сотрудников мы разработали удобный мобильный интерфейс: заказ оформляется непосредственно на торговой точке, создается сразу в ERP и автоматически передается в 1С:Бухгалтерия.
Специфика бизнеса Trinity Tobacco — сочетание офисной работы и выездной дистрибуции. Часть сотрудников работает с клиентами и внутренними процессами компании из офиса, а супервайзеры регулярно работают непосредственно на торговых точках.
Задачи и решения
Задача
Первоначально клиент обратился с локальной задачей — требовался инструмент для управления задачами и контроля работы удаленных сотрудников.
В процессе анализа стало понятно, что отдельный таск-менеджер не решит задачи компании в полном объеме. Помимо управления задачами, требовалось объединить работу с клиентами, продажи, планирование встреч и работу выездных сотрудников.
Особое внимание было уделено супервайзерам: им необходимо было непосредственно на торговой точке работать с клиентом и оформлять заказ, используя актуальные данные о клиенте, юридическом лице, товарах и ценах.
Поэтому вместо отдельного таск-трекера было принято решение внедрить полноценную ERP, а для выездных сотрудников создать специализированное мобильное рабочее место внутри этой системы.
Решение
В компании была внедрена система ERP TERPO на базе Odoo CE 18.
В рамках проекта были настроены основные рабочие контуры:
- Проекты — управление задачами и рабочими процессами;
- CRM — работа с клиентами и воронкой продаж;
- Календарь — планирование встреч и активностей;
- Продажи — работа с заказами, товарами и прайс-листами;
- другие необходимые функции ERP.
Таким образом, компания получила единую систему, в которой связаны основные рабочие процессы.
При этом для разных категорий пользователей используются разные рабочие интерфейсы. Для супервайзеров было разработано оптимизированная мобильная версия , адаптированная под работу непосредственно на торговой точке. Она работает на смартфоне или планшете и не требует установки через App Store или Google Play.
Сотруднику доступны только необходимые ему операции:
- выбрать клиента;
- выбрать юридическое лицо;
- выбрать актуальный прайс-лист;
- добавить товары;
- указать дату заказа и доставки;
- сформировать заказ.
Отдельно была реализована возможность работы при нестабильном интернет-соединении: данные сохраняются на устройстве и синхронизируются после восстановления связи. Сформированный заказ сначала сохраняется как черновик. После проверки супервайзер отправляет его в 1С:Бухгалтерия непосредственно из мобильного приложения — для этого предусмотрена отдельная кнопка «Отправить в 1С». После передачи заказ отображается в разделе «Отправлены в 1С», а в 1С становится доступен для дальнейшей учетной обработки.
Таким образом, супервайзеру не требуется передавать информацию в офис или повторно вводить заказ в учетную систему: заказ формируется непосредственно на торговой точке и из приложения передается в 1С.
Давайте посмотрим, как это работает
- 1
Авторизация и вход
Супервайзер авторизуется в мобильном приложении со своего смартфона или планшета.
После входа сотрудник получает доступ к заказам и основным операциям, необходимым для работы на торговой точке.
- 2
Работа с заказами
Сотрудник получает доступ к заказам и основным операциям, необходимым для работы на торговой точке, две основные вкладки:
- «Черновики» — заказы, которые находятся в работе;
- «Отправлены в 1С» — заказы, переданные в учетную систему.
- 3
Создание заказа
Для оформления нового заказа супервайзер создает черновик и последовательно заполняет необходимые данные.
Указывается:
- клиент;
- юридическое лицо;
- прайс-лист;
- дата заказа;
- дата доставки.
- 4
Добавление товаров
Следующим шагом сотрудник формирует состав заказа и добавляет необходимую номенклатуру.
В результате заказ полностью формируется непосредственно на торговой точке — без необходимости записывать информацию отдельно и передавать ее в офис.
- 5
Отправка заказа в 1С
После проверки заказа супервайзер нажимает «Отправить в 1С».
После отправки заказ перемещается из раздела «Черновики» в «Отправлены в 1С».
Таким образом, сотрудник сразу видит, какие заказы уже переданы в учетную систему.
- 6
Что происходит после отправки
После передачи заказа данные поступают в 1С:Бухгалтерия для дальнейшей учетной обработки. Повторно вводить информацию в 1С сотрудникам не требуется.
Работа без интернета
Мобильное рабочее место рассчитано на работу в условиях нестабильного интернет-соединения. Если во время работы супервайзера интернет недоступен, он может продолжать выполнять необходимые операции и формировать заказ. Данные сохраняются на устройстве, а после восстановления интернет-соединения происходит их автоматическая передача.
То есть отсутствие связи не останавливает работу сотрудника на торговой точке.
Результат проекта
Единая ERP для офисных и выездных сотрудников
Проекты, CRM, календарь, продажи и другие рабочие процессы объединены в одной системе TERPO.
Разные рабочие места для разных ролей
Офисные сотрудники работают в полноценном интерфейсе ERP, а супервайзеры — через удобный мобильный интерфейс, адаптированный под работу на торговой точке.
Заказ оформляется непосредственно на торговой точке
Супервайзер работает с клиентом, формирует заказ и создает его с помощью приложения непосредственно в корпоративной ERP. После проверки заказ передается в 1С:Бухгалтерия без повторного ручного ввода.
Работа при нестабильном интернете
Мобильное приложение позволяет продолжать работу без постоянного подключения к интернету. После восстановления связи данные синхронизируются.
Возможность дальнейшего масштабирования
Новые процессы и рабочие места можно добавлять в рамках той же ERP, не создавая отдельные информационные системы для каждой задачи.
Таким образом, ERP TERPO постепенно становится основной операционной системой компании, в которой работают сотрудники и управляются основные бизнес-процессы, а 1С:Бухгалтерия сохраняет необходимый контур бухгалтерского и налогового учета.
Планы по развитию
- 1
Расширение ERP-контура
Перенос дополнительных процессов продаж, закупок и складского учета в ERP
- 2
Развитие мобильного рабочего места
Дальнейшее развитие мобильного рабочего места выездных сотрудников
- 3
Контроль работы сотрудников
Развитие контроля работы сотрудников на торговых точках
- 4
Геотрекинг
Внедрение геотрекинга с привязкой к рабочим устройствам
- 5
Интеграция с 1С
Дальнейшая автоматизация обмена между ERP TERPO и 1С
Геотрекинг: как это будет работать
Фиксация местоположения сотрудника при работе на торговой точке и привязка действий к конкретному визиту.
Сотрудник на торговой точке
Данные о визите и действиях сотрудника
Сотрудник
Геопозиция
Торговая точка
Заказ в TERPO
Данные в 1с
Часто задаваемые вопросы
Можно ли адаптировать ERP TERPO под выездных сотрудников?
Да. Для конкретной категории пользователей можно создать специализированное рабочее место с необходимым набором функций. В проекте Trinity Tobacco для супервайзеров был разработан мобильный интерфейс (PWA) с для работы непосредственно на торговых точках.
Является ли мобильное приложение отдельной системой?
Нет. PWA — это специализированный мобильный интерфейс ERP TERPO. Он работает с данными ERP и позволяет выездному сотруднику выполнять необходимые операции без использования полного интерфейса системы.
Куда попадает заказ, оформленный через PWA?
Заказ создается непосредственно в ERP TERPO как обычный заказ продажи. Он сразу становится частью общего процесса продаж и доступен в ERP для дальнейшей обработки.
Как заказ попадает в 1С?
После оформления заказа в TERPO данные автоматически передаются в 1С через настроенную интеграцию. Это исключает необходимость повторного ручного ввода информации.
Можно ли дать разным сотрудникам разные интерфейсы?
Да. ERP может использоваться как единая система, при этом интерфейс и доступные операции адаптируются под конкретную роль сотрудника.
Зачем выездному сотруднику отдельный мобильный интерфейс, если уже есть ERP?
Полноценная ERP содержит большое количество функций, которые не нужны сотруднику на торговой точке. Специализированный мобильный интерфейс оставляет только необходимые операции и делает работу с заказом удобной на смартфоне или планшете.
Можно ли начать с одного процесса и постепенно расширять автоматизацию?
Да. В случае Trinity Tobacco проект начался с задачи управления сотрудниками и задач, а затем был расширен до полноценной ERP с CRM, календарем, продажами, мобильным рабочим местом и интеграцией с 1С.
В чем преимущество TERPO для компаний с выездными сотрудниками?
TERPO позволяет не создавать отдельную систему для мобильной торговли. Выездной сотрудник получает удобный мобильный интерфейс, но работает с той же ERP, что и офисные сотрудники. Поэтому все заказы и данные остаются в едином информационном пространстве компании.